Zakelijk onderweg zijn is voor veel ondernemers en werknemers dagelijkse praktijk. Maar hoe zit het fiscaal met overnachtingen, kilometervergoedingen en reiskosten? En wat mag je precies boeken of vergoeden? Hieronder vind je 7 praktische belastingtips waarmee je kosten goed en efficiënt verwerkt – zonder verrassingen bij een controle.
1. Btw over een hotelovernachting in Nederland is aftrekbaar
Als je voor werk overnacht in een hotel in Nederland, dan mag je de btw terugvragen. De voorwaarde is wel dat de overnachting een zakelijk doel heeft (zoals een klantafspraak, congres of meerdaags project). Zorg altijd voor een factuur waarop de btw apart vermeld staat en die op naam van je onderneming is gezet.
Let op: dit geldt alleen voor Nederlandse hotels. In het buitenland betaal je btw volgens lokale regels, en die is in Nederland niet terug te vorderen.
2. Combineer privé en zakelijk niet op één boeking
Boek je een hotel met zowel zakelijke als privédoelen, splits dan duidelijk de kosten. Overnachtingen die (deels) recreatief zijn, mag je niet zakelijk opvoeren. Houd zakelijke overnachtingen gescheiden van vakanties of verlengde weekenden. Maak bijvoorbeeld aparte reserveringen en sla alle facturen gespecificeerd op.
3. Zakelijke reisdagen mag je boeken als werkgerelateerd
Een reisdag zonder overnachting mag nog steeds als werkdag gelden, mits het gaat om zakelijke verplaatsingen. Denk aan een klantbezoek, seminar, of afspraak buiten je vaste locatie. De gemaakte kosten – zoals treinkaartjes, taxi of kilometervergoeding – mag je opnemen als zakelijke kosten.
4. Overnachten voor werk? Zorg voor onderbouwing
De Belastingdienst accepteert alleen zakelijke overnachtingen als ze noodzakelijk en functioneel zijn. Documenteer dus waarom je hebt overnacht: bijv. reistijd besparen, vroege afspraak of twee werkdagen op locatie. Bewaar agenda’s, uitnodigingen of projectopdrachten als onderbouwing.
5. Gebruik het juiste kilometerbedrag
Rijd je met een privéauto voor zakelijke ritten? Dan mag je € 0,23 per kilometer (vanaf 2025) boeken als zakelijke kosten. Je kunt dit zelf opvoeren als zelfstandige, of als vergoeding declareren bij je werkgever. Houd hiervoor een kloppende rittenadministratie bij.
6. Eten, drinken en fooien: deels aftrekbaar
Eten onderweg of tijdens een overnachting valt onder representatiekosten. Deze zijn voor 80% aftrekbaar als zakelijke kosten (maar niet voor de btw). Voor ontbijt of roomservice geldt: alleen als het onderdeel is van een zakelijk arrangement, kun je de btw deels aftrekken.
7. Regelmatig onderweg? Automatiseer je reiskostenadministratie
Werk je veel buiten de deur of stuur je collega’s op pad? Automatiseer dan je declaraties. Gebruik tools zoals Excel-sjablonen, apps of een boekhoudpakket waarin je eenvoudig per overnachting of reiskilometer vastlegt wat waarvoor bedoeld is. Zo bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Conclusie: Wie slim omgaat met zakelijke reisdagen en overnachtingen, voorkomt fiscale risico’s én benut aftrekposten optimaal. Zorg dat je kosten onderbouwd zijn, btw correct verwerkt wordt en privé-uitgaven buiten de zakelijke administratie blijven. Zo houd je grip op je zakelijke mobiliteit – ook voor de Belastingdienst.
